Kadrovski oddelek mora skrbeti za urejeno in čisto hrambo dokumentov ter nepooblaščenim in tretjim osebam preprečiti dostop do občutljivih dokumentov. Za te namene priporočamo personalne mape EICHNER, ki imajo ločilne liste in dodatke za preprosto vlaganje različnih dokumentov. Ustrezna struktura še poveča učinkovitost poslovanja.